Chức năng
Tham mưu và giúp Viện trưởng về công tác kế hoạch; hành chính, quản trị; văn thư, lưu trữ; chế độ, chính sách; tài chính, ngân sách; tổ chức, cán bộ; bảo vệ chính trị nội bộ; dân quân tự vệ; phòng cháy, chữa cháy; các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý khoa học, hợp tác trong nước và quốc tế, đào tạo, thông tin, thư viện.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Công tác kế hoạch, hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ:
- Phối hợp với các đơn vị thuộc, trực thuộc Viện dự thảo chương trình, kế hoạch công tác, đề án, dự án, nhiệm vụ của Viện; chủ trì xây dựng dự thảo báo cáo công tác tháng, quý, năm của Viện và các báo cáo khác theo chỉ đạo của Lãnh đạo Viện.
- Soạn thảo, trình Lãnh đạo Viện ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ của Viện.
- Tiếp nhận, đăng ký, giải quyết, xử lý các văn bản đi, đến trình Lãnh đạo Viện xem xét, duyệt, ký ban hành; thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư theo quy định của pháp luật.
- Giữ, bảo quản, quản lý việc sử dụng con dấu của Viện và các loại con dấu khác được giao quản lý theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các hoạt động hành chính, quản trị khác theo quy định của pháp luật, hướng dẫn của Viện Hàn lâm.
Công tác tài chính, ngân sách, kế toán, thống kê:
Tổ chức thực hiện công tác tài chính, kế toán của Viện theo quy định của pháp luật, hướng dẫn của Viện Hàn lâm; tham mưu, giúp Viện trưởng kiểm tra, giám sát việc quản lý việc quản lý, sử dụng tài sản, việc chấp hành thu, chi ngân sách, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Viện Hàn lâm.
Công tác tổ chức, cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật:
- Giúp Lãnh đạo Viện tổ chức thực hiện Quy chế tổ chức và hoạt động của Viện; tổ chức thực hiện Đề án vị trí việc làm.
- Tham mưu và thực hiện chỉ đạo của Lãnh đạo Viện trong công tác tuyển dụng, quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, miễn nhiệm, cho thôi việc, thi đua, khen thưởng, kỷ luật viên chức và người lao động theo phân cấp; ký hợp đồng lao động, bố trí nhân sự và sắp xếp việc làm, quản lý viên chức và người lao động; xác nhận hồ sơ lý lịch, các giấy tờ văn bản của viên chức và người lao động theo hợp đồng; quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ bảo hiểm xã hội của viên chức, người lao động theo hợp đồng lao động.
- Tham mưu, giúp Viện trưởng tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Viện.
- Phối hợp với Ban thanh tra nhân dân, Hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Viện tham mưu, giúp Viện trưởng giải quyết hoặc trình cấp có thẩm quyền giải quyết kiến nghị, phản ánh, khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật phát sinh.
- Phối hợp với Ban vì sự tiến bộ của phụ nữ tham mưu, giúp Viện trưởng tổ chức thực hiện công tác vì sự tiến bộ của phụ nữ.
Công tác thống kê, báo cáo:
Tham mưu, giúp Viện trưởng thực hiện công tác thống kê, báo cáo về hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, tài chính, ngân sách, kế toán, tổ chức, cán bộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của pháp luật, hướng dẫn của Viện Hàn lâm.
Công tác quản lý khoa học:
- Tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch 3 năm, 5 năm và hàng năm về hoạt động khoa học của Viện.
- Tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Viện đăng ký, tuyển chọn, thẩm định, xét duyệt, ký hợp đồng nghiên cứu khoa học, quản lý việc triển khai thực hiện, kiểm tra định kỳ, nghiệm thu, đánh giá, thanh lý hợp đồng các hệ đề tài/nhiệm vụ nghiên cứu khoa học các cấp do Viện chủ trì theo quy định.
- Làm đầu mối, phối hợp với các phòng tổ chức các hội thảo, toạ đàm khoa học.
- Hỗ trợ, tư vấn và hướng dẫn các đề tài để viên chức, người lao động của Viện thực hiện đúng theo các quy định của Quy chế Quản lý hoạt động khoa học của Viện Hàn lâm, phù hợp với đặc thù của Viện.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ và các sản phẩm của các đề tài/nhiệm vụ nghiên cứu khoa học.
Công tác hợp tác trong nước và hợp tác quốc tế:
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện tổ chức thực hiện các hoạt động hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong nước và quốc tế thực hiện các chức năng của Viện về khoa học công nghệ.
- Tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch 3 năm, 5 năm và hàng năm về hợp tác quốc tế của Viện.
- Làm đầu mối giao dịch với các tổ chức, cá nhân nước ngoài, thực hiện các thủ tục cần thiết để tổ chức đoàn vào, đoàn ra; đón tiếp, sắp xếp lịch làm việc, tham dự các buổi làm việc giữa Lãnh đạo Viện với các đoàn khách nước ngoài.
- Tổ chức xây dựng và phối hợp với các phòng, cán bộ Viện tổ chức thực hiện các đề án, dự án, đề án hội thảo quốc tế với đối tác nước ngoài.
Công tác thông tin, thư viện:
- Tham mưu, giúp Lãnh đạo Viện xây dựng chiến lược phát triển và các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn của thư viện theo các chức năng, nhiệm vụ được phân công.
- Tổ chức thực hiện khai thác, bổ sung, quản lý và phát triển nguồn lực thông tin của thư viện; công tác tổ chức, quản lý và phát triển các dịch vụ thông tin, tư liệu trong thư viện; công tác quản lý, vận hành trang thiết bị và hệ thống thông tin số của thư viện; nghiên cứu, ứng dụng công nghệ và các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến vào hoạt động thư viện; công tác quản trị mạng.